Regler for frokostordning: skat, moms og lovkrav

Ingen dansk lov kræver, at en virksomhed har en frokostordning. Men har I en, gælder der faste regler. Ifølge SKAT er arbejdsgiverens tilskud skattefrit i 2026, når medarbejderen selv betaler mindst 15 kr. om dagen uden drikkevarer eller 20 kr. med drikkevarer, og de øvrige betingelser for kantineordninger er opfyldt. Derudover er der regler om kantinemoms, spiseplads og fødevaresikkerhed.

Reglerne kommer fra tre myndigheder: SKAT, Arbejdstilsynet og Fødevarestyrelsen. Dertil kommer jeres egne aftaler med medarbejderne og med køkkenet. Artiklen gennemgår hvert regelsæt. Den indeholder også et regneeksempel på den månedlige egenbetaling og en tjekliste til kontrakten med køkkenet.

Overblik: de fem regler, der betyder mest

• Ikke lovpligtig: En frokostordning er et frivilligt personalegode. Lovgivningen handler om skat, moms, arbejdsmiljø og fødevarer omkring ordningen og ikke om, at I skal have den.
• Egenbetaling: SKAT kræver i 2026 mindst 15 kr. om dagen uden drikkevarer og 20 kr. med drikkevarer. Beløbet skal betales af beskattede midler.
• Indkøb til kantinen: Leveres maden udefra, skal den ifølge SKAT købes til kantinen og ikke til den enkelte medarbejder, og der skal købes et fast antal kuverter, uanset hvor mange der er mødt ind.
• Kantinemoms: Ifølge SKAT skal virksomheden betale moms af medarbejdernes betaling, men den har fuldt fradrag for momsen på udgifterne.
• Spiseplads og allergener: Arbejdstilsynet kræver en særlig spiseplads, når mere end tre ansatte normalt arbejder samtidig. Køkkenet skal kunne oplyse om de 14 deklarationspligtige allergener efter Fødevarestyrelsens regler.

Er en frokostordning lovpligtig?

Nej. Ingen lov forpligter en dansk arbejdsgiver til at tilbyde medarbejderne frokost. Ordningen er et personalegode, som virksomheden selv vælger at indføre. Det, der er lovreguleret, er de forhold, der følger med: SKATs skatteregler for kantineordninger, momsreglerne, Arbejdstilsynets krav om et sted at spise og Fødevarestyrelsens regler for det køkken, der laver maden.

Selvom ordningen er frivillig, kan den godt være bindende for jer. Står frokostordningen i ansættelseskontrakterne, i personalehåndbogen eller i en overenskomst, kan det få betydning for, hvordan I må ændre den, sætte egenbetalingen op eller afskaffe den. Det er et ansættelsesretligt spørgsmål, som afhænger af jeres konkrete aftaler. Få juridisk rådgivning, før I ændrer en eksisterende ordning væsentligt.

Hvilke regler gælder for en frokostordning?

En frokostordning er omfattet af regler på fem områder: skat, betaling, moms, arbejdsmiljø og fødevaresikkerhed. Ansvaret er delt. Virksomheden står for skat, moms og spiseplads, og køkkenet står for hygiejne og allergenoplysninger. Tabellen viser, hvad hver myndighed kræver, og hvem hos jer der typisk skal sørge for det.

Regler for frokostordning fordelt på område, myndighed og ansvar (2026)

Hvornår er frokostordningen skattefri?

Frokostordningen er skattefri for medarbejderen, når betingelserne i SKATs regler for kantineordninger er opfyldt. Den vigtigste er egenbetalingen. Den skal i 2026 være mindst 15 kr. pr. dag for et standardmåltid uden drikkevarer og 20 kr. med drikkevarer. SKAT definerer et standardmåltid som almindelige varme og lune retter eller tre almindelige stykker smørrebrød.

• Standardmåltid: Satserne gælder kun for almindelig frokost. Ved luksusmad bruges markedsværdien. SKATs eget eksempel er, at arbejdsgiveren ikke kan stille en buffet fra en gourmetrestaurant til rådighed efter de almindelige satser.
• Beskattede midler: Egenbetalingen skal komme fra medarbejderens nettoløn og ikke fra en kontantlønsnedgang.
• Indkøb til kantinen: Leveres maden af en ekstern leverandør, skal den ifølge SKAT købes til kantinen og ikke til de enkelte medarbejdere. SKAT skriver, at det især betyder, at maden stilles frem til selvbetjening.
• Fast antal kuverter: Virksomheden skal løbende købe et fast antal måltider, som ikke afhænger af, hvor mange medarbejdere der er til stede den pågældende dag.
• Ingen personlige forudbestillinger: Bestiller den enkelte medarbejder selv sin frokost på forhånd, beskattes markedsværdien minus egenbetalingen ifølge SKAT.

Overvejer I portionsanrettet frokost, skal I især være opmærksomme på kravene om selvbetjening og forudbestillinger. Bestil et fast antal portioner til hele ordningen, og stil dem frem til fri afhentning i stedet for at lade hver medarbejder bestille via en app. Lad SKAT eller jeres revisor vurdere den konkrete opsætning, før I går i gang.

Hvad sker der, hvis egenbetalingen er for lav?

Betaler medarbejderen mindre end 15 kr. eller 20 kr. om dagen, bliver frokosten et skattepligtigt gode. Ifølge SKATs Den juridiske vejledning (afsnit C.A.5.12.3) skal måltidets værdi så fastsættes skønsmæssigt med udgangspunkt i markedsværdien. Forskellen mellem markedsværdien og medarbejderens egenbetaling skal indberettes, og medarbejderen betaler skat af den. Der er én undtagelse: Kan virksomheden dokumentere, at den faktiske kostpris er lavere end 15 kr. eller 20 kr. pr. måltid, må maden ifølge samme vejledning sælges til kostpris, uden at det udløser skat.

Må egenbetalingen trækkes over lønnen?

Ja, egenbetalingen må gerne trækkes over lønsedlen, så længe den trækkes af nettolønnen, dvs. efter skat. Det må ikke ske som en kontantlønsnedgang, hvor medarbejderen går ned i bruttoløn mod at få frokost. Ifølge SKAT kan de vejledende værdier ikke bruges ved kontantlønsnedgang, og efter Den juridiske vejledning bliver maden i så fald skattepligtig for medarbejderne.

Hvad betaler medarbejderen om måneden?

SKAT tillader, at egenbetalingen opkræves som et fast månedligt beløb. Beløbet skal svare til antallet af arbejdsdage i måneden, og der må tages højde for ferie og aktuelt fravær. Tabellen regner med SKATs minimumsbeløb for 2026. Antallet af frokostdage er kun et eksempel, så brug jeres eget tal.

Regneeksempel: månedlig egenbetaling ved SKATs minimumssatser for 2026

Virksomhedens nettoudgift er køkkenets pris pr. kuvert minus medarbejderens egenbetaling. Prisen fastsættes af det enkelte køkken og afhænger af menu, andelen af økologi og levering. Få derfor konkrete tilbud, før I lægger budgettet. På siden om frokostordning til virksomheder kan I se de forskellige løsningstyper.

Skal der betales moms af frokostordningen?

Ja. Ifølge SKAT skal virksomheden beregne og betale kantinemoms af det, medarbejderne betaler for frokosten. Til gengæld har den fuldt fradrag for momsen på udgifterne til ordningen. I praksis bogføres medarbejdernes egenbetaling derfor som et momspligtigt salg i stedet for blot at blive modregnet i leverandørens faktura. Hvordan det skal bogføres, afhænger af jeres opsætning, så lad bogholderiet eller revisoren gennemgå det.

Hvilke krav stiller Arbejdstilsynet til frokoststuen?

Arbejdstilsynets regler om indretning af faste arbejdssteder kræver en særlig spiseplads, når mere end tre ansatte normalt arbejder på stedet samtidig. Spisepladsen skal normalt ligge i et separat rum og have et passende antal borde og stole i forhold til antallet af medarbejdere. Kravet gælder, uanset om I har en frokostordning eller ej. I praksis bestemmer rummet også, hvilken type frokostordning der passer til jer.

En klassisk buffet kræver plads til opstilling og en frokoststue, hvor mange kan spise samtidig. Er pladsen trang, eller spiser medarbejderne på forskellige tidspunkter, kan portionsanrettede retter eller en Cloud Kantine være lettere at få til at fungere. Arbejdstilsynets krav om en særlig spiseplads gælder uanset løsningen.

Hvilke fødevareregler skal køkkenet overholde?

Det køkken, der leverer jeres frokost, er en fødevarevirksomhed. Det er derfor omfattet af Fødevarestyrelsens kontrol, kravet om egenkontrol og smiley-ordningen, som har eksisteret siden 2001. Resultatet af den seneste kontrol offentliggøres, så I kan læse leverandørens kontrolrapport, før I indgår en aftale.

Det er især ved allergener, at ansvaret bliver uklart. Ifølge Fødevarestyrelsens mærkningsregler skal der også oplyses om de 14 deklarationspligtige allergener i mad, der ikke er færdigpakket. Det har været et krav siden 13. december 2014. Oplysningen må gives skriftligt eller mundtligt. Vælger man den mundtlige løsning, skal det fremgå tydeligt, fx på et skilt, at man kan spørge personalet. Står der ingen fra køkkenet ved buffeten, er en skriftlig allergenoversigt ved maden derfor det mest praktiske. Aftal på forhånd, hvem der laver den, og hvem der sætter den frem.

Køkkenerne i Comunchis oversigt over køkkener kvalitetssikres, før de kommer på platformen. Spørg alligevel ind til smiley, egenkontrol og allergenhåndtering, uanset hvilken leverandør I vælger.

Hvad bør aftalen med køkkenet indeholde?

Aftalen med køkkenet er ikke reguleret på samme måde som skat og moms, men den bør gøre det muligt at overholde reglerne. Især skal bestillingsformen passe til SKATs krav om et fast antal kuverter uden personlige forudbestillinger. Tjek disse punkter, før I skriver under:

• Fast antal kuverter: Hvordan og hvor ofte kan antallet ændres? En aftale med et fast antal kuverter passer bedst til SKATs betingelse om, at indkøbet ikke afhænger af, hvor mange der er mødt ind den enkelte dag.
• Binding og opsigelse: Hvor lang er bindingsperioden, og hvad er opsigelsesvarslet? Lang binding gør det dyrt at skifte, hvis behovet ændrer sig.
• Prisregulering og gebyrer: Står det i aftalen, hvornår og hvordan prisen kan reguleres? Er levering, emballage og afhentning med i kuvertprisen?
• Allergener og kostbehov: Hvordan oplyses de 14 allergener, og hvordan håndteres vegetarer, veganere og medarbejdere med allergi?
• Dokumentation: Får I fakturaer, der gør det let for bogholderiet at opgøre kantinemoms og egenbetaling?

Hos Comunchi er det gratis for virksomheden at blive matchet med et køkken, og der er ingen binding. Efter et møde på 20 minutter får I en gratis prøvefrokost. Derefter følger en prøveperiode på 14 dage til den aftalte pris og med én dags opsigelse. Hvilken løsning der passer bedst, afhænger af jeres størrelse, budget og behov. Vil I have hjælp til at vælge, kan I kontakte en frokostrådgiver hos Comunchi.

Ofte stillede spørgsmål

Er det lovpligtigt for en arbejdsgiver at tilbyde frokostordning?

Nej. Ingen dansk lov kræver, at en arbejdsgiver tilbyder frokost, for en frokostordning er et frivilligt personalegode. Har I en ordning, gælder SKATs regler om egenbetaling og kantinemoms, og køkkenet er omfattet af Fødevarestyrelsens regler. Arbejdstilsynet kræver desuden en særlig spiseplads, når mere end tre ansatte normalt arbejder samtidig.

Hvor meget skal medarbejderen betale for at frokosten er skattefri?

Ifølge SKAT skal medarbejderen i 2026 betale mindst 15 kr. pr. dag for et standardmåltid uden drikkevarer og 20 kr. med drikkevarer. Beløbet skal betales af beskattede midler og ikke via en kontantlønsnedgang. Det må gerne opkræves som et fast månedligt beløb, der svarer til antallet af arbejdsdage i måneden.

Hvad sker der, hvis medarbejderne får frokosten gratis?

Så bliver frokosten et skattepligtigt personalegode. Ifølge SKATs Den juridiske vejledning (afsnit C.A.5.12.3) fastsættes måltidets værdi skønsmæssigt med udgangspunkt i markedsværdien. Forskellen mellem markedsværdien og det, medarbejderen har betalt, skal indberettes og beskattes. Det samme gælder, hvis medarbejderne selv forudbestiller deres frokost hos en ekstern leverandør.

Kan egenbetalingen til frokostordningen trækkes i lønnen?

Ja, egenbetalingen må gerne trækkes over lønsedlen, når den trækkes af nettolønnen, dvs. efter skat. Går medarbejderen i stedet ned i bruttoløn mod at få frokost (kontantlønsnedgang), kan SKATs vejledende kantinesatser ikke bruges, og maden bliver skattepligtig. Få lønsystemet eller revisoren til at kontrollere, at trækket er sat rigtigt op.

Skal der betales moms af medarbejdernes egenbetaling?

Ja. Ifølge SKAT skal virksomheden beregne og betale kantinemoms af det, medarbejderne betaler for frokosten, fordi salget er momspligtigt. Til gengæld har virksomheden fuldt fradrag for momsen på udgifterne til ordningen. Hvordan det bogføres, afhænger af jeres opsætning, så lad bogholderiet eller revisoren gennemgå det.

Kilder

• SKAT: Kantineordninger, personalegoder når du er arbejdsgiver (2026)
• SKAT: Fri kost og logi til dine ansatte, satser for 2026
• SKAT: Den juridiske vejledning, afsnit C.A.5.12.3 Kantineordninger (2026)
• Arbejdstilsynet: Regler om faste arbejdssteders indretning og velfærdsforanstaltninger (2026)
• Fødevarestyrelsen: Generelle mærkningskrav, herunder allergenoplysning for ikke-færdigpakkede fødevarer (2026)
• Fødevarestyrelsen: Smiley-ordningen (2026)