Frokostordning tilbud: sådan indhenter og sammenligner I dem

Et tilbud på frokostordning er et konkret prisoplæg fra et køkken på daglig levering af frokost til jeres arbejdsplads, typisk afregnet per kuvert per dag ekskl. moms. For at tilbuddene kan sammenlignes, skal alle køkkener regne på samme antal medarbejdere, samme leveringsdage og samme opsigelsesvilkår. Prisen sættes af det enkelte køkken.

Kort fortalt

• Ét fælles grundlag: send samme antal medarbejdere, leveringsdage og krav til alle køkkener - ellers sammenligner I æbler og pærer.
• Kuvertprisen er ikke hele prisen: kørsel, opstart, minimumsantal og prisregulering flytter den reelle udgift markant.
• Afregningsgrundlaget afgør meget: betaler I for tilmeldte medarbejdere eller for dem, der faktisk spiser?
• Skat: medarbejderen skal ifølge SKAT betale mindst 15 kr. for et standardmåltid uden drikkevarer og 20 kr. med, hvis arbejdsgiverens tilskud skal være skattefrit.
• Comunchi er gratis for virksomheden - køkkenerne betaler, og I får en fast frokostrådgiver til at indhente og oversætte tilbuddene.

Hvad skal et tilbud på frokostordning indeholde?

Et brugbart tilbud prissætter ni ting, ikke én. Ud over kuvertprisen skal det være tydeligt, hvad I afregnes efter, om der er et minimumsantal, hvad levering koster, og hvordan prisen reguleres. Mangler en af posterne, er tilbuddet reelt ikke sammenligneligt med de andre.

Tjekliste: de ni poster et tilbud på frokostordning bør prissætte

Bed om, at prisreguleringen bindes til et objektivt tal - for eksempel forbrugerprisindekset, som Danmarks Statistik offentliggør månedligt - i stedet for en formulering om, at leverandøren "kan regulere prisen efter behov".

Hvordan indhenter I tilbud på en frokostordning?

I indhenter tilbud ved først at skrive et kort kravgrundlag og derefter sende præcis det samme grundlag til 2-4 køkkener. Det tager typisk under en time at skrive, og det er den eneste måde at få tilbud, der kan lægges ved siden af hinanden uden efterregning.

1. Tæl medarbejderne rigtigt. Angiv både antal ansatte og et realistisk gennemsnitligt fremmøde - ikke kun lønningslisten.
2. Fastlæg dage og tidspunkt. Fem dage eller fire? Levering senest kl. 11.00 eller 11.30? Det påvirker både pris og hvilke køkkener der kan byde.
3. Beskriv rammerne. Plads i frokoststuen, køleskabskapacitet, adgangsforhold og om maden skal stilles op af leverandøren.
4. Skriv jeres krav til mad. Andel af grønt, varm ret, specialkost, økologiniveau og hvor meget menuen skal variere.
5. Bed om samme opstilling af prisen. Kuvertpris, tillæg og årlig totalpris - ellers bliver sammenligningen umulig.
6. Smag før I skriver under. Bed om en prøvelevering eller en prøveperiode, og aftal på forhånd, hvad der sker, hvis maden ikke lever op til oplægget.

Tjek også køkkenets seneste kontrolrapport, inden I vælger. Fødevarestyrelsen offentliggør alle kontrolrapporter på findsmiley.dk, så opslaget er gratis og tager et minut.

Hvad koster en frokostordning per medarbejder?

Prisen på firmafrokost aftales næsten altid per kuvert per dag ekskl. moms, og den afhænger af antal medarbejdere, løsningstype, råvareniveau, leveringsafstand og hvor meget køkkenet skal håndtere på stedet. Comunchi sætter ikke priserne - de kommer fra det enkelte køkken, og derfor giver kun et konkret tilbud et retvisende tal.

Fem forhold flytter kuvertprisen mest:

• Antal kuverter: flere daglige portioner giver lavere enhedspris, fordi kørsel og opstilling fordeles.
• Løsningstype: buffet, portionsanrettet og kantinedrift har forskellig arbejdsindsats per medarbejder.
• Råvareniveau: andel af økologi, fisk og kød samt hvor meget der laves fra bunden.
• Geografi: afstand fra produktionskøkken til jeres adresse.
• Fleksibilitet: ændringer med kort varsel, ekstra gæster og mødeforplejning oven i den faste levering.

Husk skattevinklen, når I regner på egenbetaling: ifølge SKAT er arbejdsgiverens tilskud til en kantineordning skattefrit for medarbejderen, hvis medarbejderen selv betaler mindst 15 kr. for et standardmåltid uden drikkevarer eller 20 kr. med drikkevarer. Et standardmåltid forstås som almindelige varme og lune retter eller tre stykker smørrebrød.

Hvorfor vinder den laveste kuvertpris ikke altid?

Den laveste kuvertpris vinder ikke altid, fordi minimumsantal, faste tillæg og afregningsgrundlag ofte flytter mere på årsudgiften end selve kuvertprisen gør. Regnestykket nedenfor bruger fiktive tal til at vise metoden: tre tilbud til en virksomhed med 40 medarbejdere, 220 frokostdage om året og et gennemsnitligt fremmøde på 85 procent, altså 34 spisende om dagen og 7.480 måltider om året.

Regneeksempel med fiktive tal: 40 medarbejdere, 220 frokostdage, 34 spisende per dag

Tilbud B har den laveste kuvertpris og den højeste årsudgift. Forskellen mellem B og C er 29.660 kr. om året, selv om B ser 12 kr. billigere ud per kuvert. Regn derfor altid tilbuddene om til årlig totalpris og til pris per måltid, der faktisk bliver spist.

Se også regneeksemplerne i vores guide til billig frokostordning, hvor levering og moms tælles med. Er I få på kontoret, kan I bruge guiden om minimumskrav og kontordage for små virksomheder til at afklare jeres bestillingsbehov.

Hvilken løsning skal tilbuddet dække?

Tilbud på firmafrokost falder typisk i fire kurve, og valget bør træffes, før I beder om priser, fordi løsningstypen styrer både pris og pladsbehov. Pladsen i frokoststuen er ofte den afgørende faktor: efter Arbejdstilsynets bekendtgørelse om faste arbejdssteders indretning skal der indrettes en særlig spiseafdeling, når der normalt er beskæftiget flere end tre ansatte samtidig. I Arbejdstilsynets vejledning A.1.13 om velfærdsforanstaltninger anses mindst 60 cm bordplads per spiseplads for passende, og spisepladsen bør have et gulvareal på mindst 1 m² per person, der spiser samtidig, dog mindst 7 m². Mål frokoststuen op, inden I beder om tilbud på buffet.

• Klassisk buffet: bredest udvalg, kræver mest bordplads og en fast frokostpause. Se rammerne for frokostordning til virksomheder.
• Portionsanrettet frokost: færdige portioner uden opstilling, god ved skæve pauser og lidt plads - læs mere om portionsanrettet frokost.
• Cloud Kantine: kantinefølelse uden eget køkken og eget personale, se hvordan Cloud Kantine fungerer.
• Mødeforplejning: bestilles typisk oven i den daglige ordning og bør prissættes separat i tilbuddet.

Hvordan tjekker I kvaliteten bag prisen?

Kvaliteten bag et frokosttilbud kan efterprøves på fire dokumenterbare punkter i stedet for på flotte menubeskrivelser: allergenhåndtering, fødevaresikkerhed, ernæring og klima. Fødevarestyrelsen kræver, at der oplyses om de 14 deklarationspligtige allergener, og for mad, der ikke er færdigpakket - altså kantine og catering - må oplysningen gives mundtligt, hvis der er et synligt skilt i virksomheden om, at man kan spørge personalet.

• Allergener og specialkost: bed om at se, hvordan allergenoplysningerne leveres i praksis, ikke bare at de findes.
• Fødevaresikkerhed: slå køkkenets seneste kontrolrapport op i Fødevarestyrelsens smiley-ordning. Rapporterne offentliggøres på findsmiley.dk, og ordningen bruger i dag tre smileyer mod tidligere fire.
• Ernæring: hold menuplanen op mod De Officielle Kostråd på Altomkost.dk - især andelen af grønt, bælgfrugter og fuldkorn.
• Klima og madspild: bed om andelen af plantebaserede retter og om, hvordan overskudsmad håndteres. Concitos Den store klimadatabase, udgivet i februar 2021, opgør klimaaftrykket for 500 almindelige fødevarer på det danske marked i kg CO2e per kg, og Stop Spild Af Mad opgør det samlede danske madspild til godt 880.000 tons om året på tværs af hele fødevarekæden.

Ønsker I dokumenteret økologi, kan I bede om Det Økologiske Spisemærke, som Fødevarestyrelsen udsteder og kontrollerer. Mærket viser, hvor stor en andel af de indkøbte føde- og drikkevarer på spisestedet der er økologisk: bronze dækker 30-60 procent, sølv 60-90 procent og guld 90-100 procent.

Er frokostordningen skattefri for medarbejderne?

En frokostordning er skattefri for medarbejderne, hvis egenbetalingen er høj nok. SKAT angiver, at arbejdsgiverens tilskud til en almindelig kantineordning ikke beskattes, når medarbejderen betaler mindst 15 kr. per standardmåltid uden drikkevarer eller mindst 20 kr. med drikkevarer. Ligger egenbetalingen under satserne, kan tilskuddet blive skattepligtigt.

Satserne er vejledende, og der gælder særlige forhold - blandt andet kan maden sælges til kostpris uden beskatning, hvis virksomheden kan dokumentere, at kostprisen er lavere end satserne. Aftal derfor egenbetalingen med jeres revisor eller bogholderi, og tjek de gældende regler direkte hos SKAT om kantineordninger, inden I låser prismodellen i kontrakten.

Hvor kan I få tilbud på firmafrokost?

Comunchi indhenter tilbud fra 30+ kvalitetssikrede køkkener og dækker især seks områder i Danmark. Rådgivningen er gratis for virksomheden, og I får forslag, der matcher jeres antal medarbejdere, budget og hverdag - ikke en standardpakke.

• Frokostordning i Aarhus og omegn
• Frokostlevering i København
• Firmafrokost i Aalborg
• Daglig frokost i Trekantsområdet
• Frokost til virksomheder i Silkeborg
• Frokost til kontorer i Herning

Er I i tvivl om, hvilke køkkener der overhovedet kan levere til jeres adresse, kan I starte med oversigten over køkkener på platformen eller tage fat i en frokostrådgiver og få tilbuddene indhentet for jer.

Ofte stillede spørgsmål

Koster det noget at indhente tilbud på en frokostordning?

Nej. Tilbud på frokostordning er normalt gratis og uforpligtende, og hos Comunchi er hele matchningen gratis for virksomheden, fordi køkkenerne betaler platformen. I får en fast frokostrådgiver, der indhenter og oversætter tilbuddene, så de kan sammenlignes på samme grundlag.

Hvor mange tilbud bør vi indhente?

To til fire tilbud er som regel nok. Flere end det giver sjældent bedre beslutninger, men gør sammenligningen tung. Det vigtigste er ikke antallet, men at alle køkkener regner på samme antal medarbejdere, samme leveringsdage og samme krav til specialkost og opsigelse.

Hvad afhænger prisen per medarbejder af?

Kuvertprisen afhænger især af antal daglige portioner, løsningstype, råvareniveau, leveringsafstand og hvor meget køkkenet skal håndtere på jeres adresse. Comunchi sætter ikke priserne - de kommer fra det enkelte køkken, så et konkret tilbud er den eneste måde at få et retvisende tal.

Skal medarbejderne betale for frokosten?

Det bestemmer I selv, men egenbetalingen har skattemæssig betydning. SKAT angiver, at arbejdsgiverens tilskud til en kantineordning er skattefrit, når medarbejderen betaler mindst 15 kr. for et standardmåltid uden drikkevarer eller 20 kr. med drikkevarer. Tjek de gældende regler hos SKAT.

Kan vi skifte køkken, hvis tilbuddet ikke holder i hverdagen?

Ja. Efter et 20-minutters møde kan I få en gratis prøvefrokost. En efterfølgende 14-dages prøveperiode er til aftalt pris med 1 dags opsigelsesvarsel. Efter prøveperioden kan aftalen opsiges med løbende måned plus én måned. Køkkenskift er uden gebyr med 4 ugers varsel. I beholder samme app. Jeres frokostrådgiver følger op på, om pris, mængder og kvalitet passer til behovet.

Kilder

• SKAT: Kantineordninger, vejledende satser for egenbetaling (skat.dk)
• Fødevarestyrelsen: Oplysning om allergener - de 14 deklarationspligtige allergener (foedevarestyrelsen.dk)
• Fødevarestyrelsen: Smiley-ordningen og offentliggørelse af kontrolrapporter (foedevarestyrelsen.dk)
• Fødevarestyrelsen: Det Økologiske Spisemærke - bronze, sølv og guld (foedevarestyrelsen.dk)
• Arbejdstilsynet: AT-vejledning A.1.13 om velfærdsforanstaltninger på faste arbejdssteder samt bekendtgørelse om faste arbejdssteders indretning (at.dk)
• Concito: Den store klimadatabase, februar 2021 (concito.dk)
• Stop Spild Af Mad: Madspild i tal (stopspildafmad.org)
• Altomkost.dk: De Officielle Kostråd, Fødevarestyrelsen (altomkost.dk)
• Danmarks Statistik: Forbrugerprisindeks (dst.dk)