Bogføring af frokostordning: moms, konti og kantinemoms

Når medarbejderne betaler en egenbetaling, bogføres frokostordningen i tre dele. Fakturaen fra køkkenet bogføres som personaleomkostning med fuldt fradrag for købsmoms. Egenbetalingen trækkes i medarbejdernes nettoløn. Til sidst betaler virksomheden kantinemoms af kostprisen som salgsmoms. Uden egenbetaling kan virksomheden ifølge SKAT (2026) generelt ikke få momsfradrag for kost og drikkevarer til medarbejderne, og hele momsen bliver en udgift.

Valget mellem de to modeller handler altså om mere end skat for medarbejderne. Det afgør også, hvilken konto fakturaen bogføres på, hvilken momskode I bruger, og om I skal gøre kantinemomsen op hver periode. Herunder får I konti, et regneeksempel og en tjekliste til fakturaen fra køkkenet.

• Egenbetaling giver momsfradrag: Betaler medarbejderne for maden, kan virksomheden trække hele købsmomsen fra, men skal betale kantinemoms (SKAT, 2026).
• Grænsen for skattefrihed: Medarbejderen skal betale mindst 15 kr. for et standardmåltid uden drikkevarer eller 20 kr. med drikkevarer (SKAT, 2026).
• Kantinemoms er 25 % af kostprisen: Når maden sælges under kostpris, regnes salgsmomsen af kostprisen og ikke af det, medarbejderne betaler (SKAT, 2026).
• Hold mødeforplejning for sig: Mad til interne møder med fagligt indhold i egne lokaler giver fuldt momsfradrag og bør have sin egen konto.

Hvilke konti bruger man til en frokostordning?

En frokostordning bogføres normalt på sin egen konto under personaleomkostninger. Så blandes den ikke med mødeforplejning, kaffe og frugt eller personalearrangementer. De fire typer forplejning har forskellige momsregler hos SKAT (2026), og på en fælles konto er det svært at bruge den rigtige momskode.

Kontonavne og kontonumre er forskellige fra virksomhed til virksomhed. Tabellen viser typiske navne og den moms, der hører til. Brug den som udgangspunkt, når I taler med jeres bogholder eller revisor.

Forplejning på arbejdspladsen: moms og typisk konto (kilde: SKAT, 2026)

Har I både en frokostordning til virksomheden og faste bestillinger til møder, så bed om separate fakturaer fra starten. Så slipper I for at dele fakturaen op i hånden hver måned.

Hvordan bogføres medarbejdernes egenbetaling?

Egenbetalingen trækkes som regel i medarbejdernes nettoløn. Den bogføres som indtægt på frokostkontoen, så virksomhedens nettoudgift bliver mindre. SKAT (2026) kræver, at medarbejderne betaler med beskattede penge. Egenbetalingen kan derfor ikke trækkes via en aftale om lavere bruttoløn (kontantlønsnedgang).

Mange virksomheder bruger et fast beløb om måneden i stedet for at tælle dage. Ifølge SKAT (2026) kan beløbet regnes ud fra normalt 220 arbejdsdage om året delt med 12, og der kan justeres for ferie og dokumenteret fravær. Med 15 kr. om dagen giver det 15 x 220 / 12 = 275 kr. per medarbejder om måneden.

Får I maden fra et eksternt køkken, forudsætter SKAT's satser (2026), at maden bestilles samlet for hele ordningen og ikke af den enkelte medarbejder, og at mængden ikke afhænger af, hvem der møder op den enkelte dag. Vælger I en løsning, hvor medarbejderne bestiller hver for sig, fx en Cloud Kantine, så få revisoren til at se på ordningen, før I lægger konti og løntræk fast.

Hvad er kantinemoms, og hvornår skal den betales?

Kantinemoms er den salgsmoms, en virksomhed skal betale, når den sælger mad til sine ansatte under kostpris. Momsen regnes ikke af det, medarbejderne betaler. I stedet betaler virksomheden 25 % moms af kostprisen. SKAT (2026) nævner fire betingelser, som alle skal være opfyldt, før reglerne om kantinemoms gælder.

• Betaling: Medarbejderne betaler for maden.
• Tilknytning: Arbejdsgiver og medarbejdere har en tæt forbindelse (er interesseforbundne). Det er tilfældet i et ansættelsesforhold.
• Pris: Maden sælges under kostprisen.
• Fradrag: Medarbejderne kan ikke selv trække momsen på maden fra.

Hvis betingelserne ikke er opfyldt, fx fordi medarbejderne betaler hele kostprisen, gælder almindelig salgsmoms af det, de betaler. Kantinemomsen bogføres som salgsmoms og indberettes på den almindelige momsangivelse inden for virksomhedens normale frister (SKAT, 2026).

Hvordan beregnes kantinemoms, når maden leveres udefra?

Når et eksternt køkken leverer frokosten, kan virksomheden bruge SKAT's forenklede ordning 2. Momsen regnes af den samlede betaling til køkkenet uden moms. Hertil lægges løn til egne medarbejdere, der arbejder helt eller delvist i kantinen, minus 25 %. Kantinemomsen er 25 % af det samlede beløb (Den juridiske vejledning, version 31.07.2026).

Laver køkkenet maden i jeres eget køkken, kan I lægge en standardsats på 2,5 % af betalingen til køkkenet oven i beløbet. Tillægget dækker virksomhedens egne indirekte udgifter til køkkenet. De 25 %, der trækkes fra lønnen til egne medarbejdere, svarer ifølge Den juridiske vejledning (2026) til arbejdet med afrydning og rengøring af spiselokalet. Den del skal derfor ikke med i kostprisen.

Regneeksemplet herunder bruger opdigtede, runde tal for én kuvert, der leveres færdig fra et eksternt køkken. Virksomheden har ikke selv ansatte i kantinen. Eksemplet viser, hvordan momsfradrag og kantinemoms påvirker hinanden.

Regneeksempel per kuvert med opdigtede tal: frokost leveret udefra, forenklet ordning 2

Med de opdigtede tal i eksemplet udligner momsfradraget og kantinemomsen hinanden, og forskellen i nettoudgift er præcis egenbetalingen. Har 20 medarbejdere ordningen i 220 / 12 arbejdsdage om måneden, giver det ca. 4.583 kr. i kantinemoms om måneden. Det modsvares af et lige så stort fradrag for købsmoms. Gælder tillægget på 2,5 %, skal der betales kantinemoms af 51,25 kr., og kantinemomsen bliver ca. 12,81 kr. per kuvert.

Kantineordning: bogføring trin for trin

En kantineordning bogføres i samme rækkefølge hver momsperiode: faktura, løntræk, beregning af kantinemoms og indberetning. Trinene herunder dækker en typisk frokostordning med egenbetaling og mad fra et eksternt køkken efter SKAT's regler fra 2026. Tilpas kontonavnene til jeres egen kontoplan.

1. Bogfør fakturaen fra køkkenet på kontoen for frokostordning med købsmomskode. Egenbetalingen giver ret til fuldt fradrag.
2. Bogfør egenbetalingen fra lønkørslen som indtægt på samme konto eller på en indtægtskonto, der hører til. Så kan I se nettoudgiften direkte.
3. Regn beløbet ud, der skal betales kantinemoms af, for perioden: den samlede betaling til køkkenet uden moms, eventuel løn til egne kantinemedarbejdere minus 25 % og eventuelt tillægget på 2,5 %.
4. Bogfør kantinemomsen som salgsmoms med modpost på personaleomkostninger. Den samlede salgsmoms for frokostordningen skal svare til 25 % af beløbet fra trin 3. Det gælder også, hvis jeres system lægger moms på egenbetalingen og kun bogfører resten som kantinemoms.
5. Indberet kantinemomsen sammen med den øvrige salgsmoms på momsangivelsen.
6. Gem dokumentationen: fakturaer, antal kuverter, lønlister med løntræk og jeres beregning af kantinemomsen.

Hvordan står frokostordningen i regnskabet?

I årsregnskabet står frokostordningen typisk under personaleomkostninger eller andre eksterne omkostninger. Det afhænger af, hvordan virksomheden plejer at opstille sit regnskab. Det, der står, er nettoudgiften: fakturabeløbet minus egenbetaling plus kantinemoms og eventuel moms, der ikke kan trækkes fra.

Arbejdsgiverens tilskud er som udgangspunkt skattefrit for medarbejderne, når tre ting er opfyldt: ordningen findes kun på arbejdspladsen, den gives som almindelig personalepleje, og egenbetalingen er mindst 15 kr. per standardmåltid (SKAT, 2026). SKAT definerer et standardmåltid som almindelige varme og lune retter eller tre stykker smørrebrød. Er frokosten gratis, er den som udgangspunkt et skattepligtigt personalegode, som skal håndteres via lønsystemet. Der er undtagelser. Fx gælder satserne ikke for luksusmad, som i stedet beskattes efter markedsværdien. Læs derfor SKAT's vejledning om kantineordninger, og få jeres revisor til at bekræfte, hvordan reglerne gælder hos jer.

Hvad med mødeforplejning, kaffe og frugt?

Mad, kage og drikkevarer til møder i egne lokaler giver fuldt momsfradrag i to tilfælde: når møderne er interne og har fagligt indhold, fx temadage og intern undervisning, og når forretningsforbindelser deltager (SKAT, 2026). Gratis kaffe, te og frugt til personalet og sociale arrangementer som julefrokost i egne lokaler giver derimod ikke fradrag, fordi der generelt ikke er momsfradrag for kost og drikkevarer til medarbejdere.

Derfor bør mødeforplejning have sin egen konto og helst sin egen faktura, også når den kommer fra samme køkken som den daglige frokost. Står frokost og mødemad på samme linje, kan I enten komme til at trække for meget fra eller gå glip af fradrag, I har ret til. Er restaurantbesøget erhvervsmæssigt, fx med forretningsforbindelser, kan I efter SKAT's regler for forplejning (2026) kun trække 25 % af momsen fra.

Hvad skal I bede køkkenet om på fakturaen?

En faktura, der er delt op efter momsreglerne, gør bogføringen af frokostordningen næsten rutine. Kantinemoms efter forenklet ordning 2 regnes af den samlede betaling til køkkenet uden moms (Den juridiske vejledning, 2026). Derfor skal fakturaen vise, hvad der er frokost, og hvad der er andet. Det er lettest at aftale, når I vælger køkken, i stedet for at rette det bagefter.

• Antal kuverter per dag eller uge: Så kan I sammenholde med løntrækket og justere i ferier.
• Frokost og mødeforplejning hver for sig: De har forskellige momsregler og skal derfor stå på to linjer eller to fakturaer.
• Drikkevarer på egen linje: Grænsen for egenbetaling er 15 kr. uden og 20 kr. med drikkevarer.
• Hvor maden laves: Skriv, om maden laves i jeres køkken eller leveres færdig. Det afgør, om tillægget på 2,5 % er relevant.
• Fast fakturaperiode: Månedlige fakturaer, der følger momsperioden, gør det enklere at regne kantinemomsen ud.

Skal I vælge eller skifte leverandør, kan I kontakte Comunchi og få et overblik over køkkener, der passer til jeres størrelse, budget og behov. Hvilken løsning der er den rigtige, afhænger af jeres virksomhed. Men bogføringen bliver lettest, når fakturaen er sat rigtigt op fra første dag.

Ofte stillede spørgsmål

Kan man trække momsen fra på en frokostordning?

Ja, hvis medarbejderne betaler for frokosten. Så kan virksomheden trække hele købsmomsen fra. Til gengæld skal den betale kantinemoms, hvis maden sælges under kostpris. Er frokosten gratis for medarbejderne, kan virksomheden ifølge SKAT generelt ikke få momsfradrag for kost og drikkevarer til medarbejderne.

Hvordan bogføres kantinemoms?

Kantinemoms bogføres som salgsmoms med modpost på personaleomkostninger og indberettes på den almindelige momsangivelse. Den er 25 % af kostprisen. Ved mad fra et eksternt køkken er kostprisen typisk den samlede betaling uden moms efter SKAT's forenklede ordning 2, plus eventuel løn til egne kantinemedarbejdere minus 25 %.

Skal egenbetalingen til frokostordningen trækkes i nettolønnen?

Ja. SKAT kræver, at medarbejderne betaler med beskattede penge, så egenbetalingen kan ikke trækkes via en aftale om lavere bruttoløn. Mange bruger et fast beløb om måneden ud fra 220 arbejdsdage om året delt med 12. Ved 15 kr. om dagen giver det 275 kr. om måneden.

Er bogføring af en kantineordning anderledes end bogføring af en frokostordning?

Reglerne er de samme, fordi SKAT behandler frokostordninger som kantineordninger. Forskellen er, hvad kantinemomsen regnes af. Driver I selv kantinen, bruges forenklet ordning 1 med prisen på råvarer plus 5 % og egen kantineløn minus 25 %. Mad fra et eksternt køkken følger typisk forenklet ordning 2.

Kilder

• SKAT: Kantinemoms (2026) - skat.dk/erhverv/moms/andre-momsemner/kantinemoms
• SKAT: Få viden om skat og kantineordninger (2026) - skat.dk/erhverv/ansatte-og-loen/personalegoder-naar-du-er-arbejdsgiver/kantineordninger
• SKAT: Den juridiske vejledning, D.A.8.1.4.3.3 Administrativt forenklede ordninger (version 31.07.2026) - info.skat.dk
• SKAT: Momsfradrag for forplejning og hotel (2026) - skat.dk/erhverv/moms/fradrag-for-moms