Mad til konferencer: sådan planlægger I forplejningen hele dagen

God mad til konferencer følger dagens program: morgenbrød ved ankomst, en let formiddagspause, en frokost med grønt, fuldkorn og en vegetarisk ret, en eftermiddagssnack og fri adgang til vand, kaffe og te hele dagen. Når maden leveres til jeres eget lokale, ligger prisen i 2026 ofte på 150-300 kr. per deltager for en hel dag. Det er et vejledende markedsniveau. Prisen afhænger af antal serveringer, råvarer og serveringsform.

Konferencer og heldagsmøder stiller andre krav end et kort møde med kaffe og wienerbrød. Deltagerne sidder stille det meste af en arbejdsdag og skal kunne koncentrere sig om eftermiddagen. En større gruppe betyder også flere allergier og flere ønsker om specialkost. Herunder får I en konkret dagsplan, et regneeksempel og de regler, I skal kende.

Kort fortalt

• Planlæg efter programmet: Læg serveringerne i pauserne, så maden ikke forstyrrer oplæggene.
• Typisk pris: Ofte 150-300 kr. per deltager for en hel dag, når maden leveres til eget lokale (vejledende markedsniveau, 2026).
• Allergener: Spørg til de 14 deklarationspligtige allergener ved tilmeldingen, ikke på dagen.
• Varm mad: Fødevarestyrelsen sænkede i juli 2025 minimumstemperaturen for varmholdelse fra 65 °C til 56 °C.
• Skat: Mad ved arbejdsmæssige møder beskattes normalt ikke, men tjek reglerne hos Skattestyrelsen.

Hvad består god forplejning til en konference af?

God forplejning til en konference består af 4-5 serveringer, der ligger i programmets pauser, og fast adgang til vand, kaffe og te. Målet er, at deltagerne hverken går sultne eller tunge ind til næste oplæg. Tabellen herunder er en forplejningsplan for en konferencedag fra 08.30 til 16.00, som I kan bruge som udgangspunkt.

Forplejningsplan for en konferencedag (08.30-16.00) - udarbejdet af Comunchi

Til et heldagsmøde for en mindre gruppe kan formiddags- og eftermiddagspausen ofte nøjes med kaffe og frugt. Er der netværk eller middag bagefter, kommer der en ekstra servering oveni. Brug planen som skabelon, og tilpas tidspunkterne til jeres eget program.

Hvad koster forplejning til en konference?

Leveres forplejningen til jeres eget lokale, koster den i 2026 ofte 150-300 kr. per deltager for en hel dag. Det er et vejledende markedsniveau. Spændet er bredt, fordi køkkenerne selv sætter prisen. Den afhænger af antallet af serveringer, om maden er varm eller kold, hvor meget der er økologisk, og om der skal personale med til servering. Holder I konferencen på et konferencecenter eller hotel, køber I som regel forplejningen i en heldagspakke sammen med lokale og teknik. Så er prisen per person typisk væsentligt højere end for leveret mad alene.

Et regneeksempel med det vejledende spænd viser, hvad leveret forplejning fylder i budgettet:

• 30 deltagere: 30 x 150-300 kr. = cirka 4.500-9.000 kr. for maden.
• 60 deltagere: 60 x 150-300 kr. = cirka 9.000-18.000 kr. for maden.
• 120 deltagere: 120 x 150-300 kr. = cirka 18.000-36.000 kr. for maden.

Har I selv et lokale, der kan rumme deltagerne, er forplejningen den post, I lettest kan styre. Bed altid om en pris, hvor levering, service, emballage og afhentning står hver for sig, så I undgår skjulte gebyrer.

Hvilken mad egner sig til heldagsmøder?

Mad til heldagsmøder skal mætte uden at være tung: grøntsager, fuldkorn, en kilde til protein og rigeligt vand. De Officielle Kostråd fra 2021 anbefaler blandt andet at spise flere grøntsager og frugt, at spise mindre kød og vælge bælgfrugter og fisk, at vælge fuldkorn og at slukke tørsten i vand. De samme principper fungerer godt, når deltagerne skal sidde stille og holde fokus en hel dag.

I praksis passer en frokostbuffet med salater, grovbrød, fisk eller kylling og en ret med bælgfrugter ofte bedre til en konference end en tung, flødebaseret ret. I pauserne er frugt og nødder et godt supplement til kagen, så alle har noget at vælge imellem. Kostrådene er generelle anbefalinger til befolkningen og ikke en diæt. Deltagerne skal selvfølgelig selv kunne vælge.

Vil I også mindske klimaaftrykket, viser Concitos Den store klimadatabase, at oksekød har et markant højere klimaaftryk per kilo end bælgfrugter og grøntsager. En vegetarisk hovedret som standard med kød som tilvalg er derfor et enkelt greb.

Buffet eller portionsanrettet til konferencen?

Buffet passer til de fleste konferencer, fordi den giver variation og lader deltagerne selv vælge mængden. Portionsanrettet mad er det bedre valg, når tiden er knap, pladsen er trang, eller mange deltagere har specialkost. Valget afhænger af antallet af deltagere, frokostpausens længde og hvor maden skal serveres.

• Buffet: Fleksibel og ofte billigere per kuvert, men kræver plads til køen og tid nok i pausen.
• Portionsanrettet: Hurtigere at dele ud og nemmere at mærke med allergener. Mængderne er også lettere at styre, så der bliver mindre til overs. Læs mere om portionsanrettet frokost.
• Sandwich og wraps: Velegnet til korte pauser eller workshops, hvor deltagerne arbejder videre, mens de spiser.

Til mindre heldagsmøder finder I en sammenligning af serveringsformer og mængder i vores guide til mad til møder og bestilling af mødemad.

Hvordan håndterer I allergener og specialkost?

Allergener og specialkost håndteres bedst ved tilmeldingen, så køkkenet kender behovene, før maden bliver lavet. Ifølge Fødevarestyrelsen skal der oplyses om 14 allergener, også ved mad, der serveres uindpakket. Blandt dem er gluten, mælk, æg, nødder, jordnødder, selleri og sennep. Jo større konferencen er, desto flere deltagere med særlige behov skal der typisk tages hensyn til.

1. Spørg i tilmeldingsformularen til allergier, intolerancer og vegetar- eller vegankost.
2. Send listen til køkkenet sammen med det endelige deltagerantal.
3. Bed om skiltning af hver ret med de allergener, den indeholder.
4. Få specialkost leveret særskilt og mærket med navn, hvis der er alvorlige allergier.

Hvilke regler gælder for fødevaresikkerhed ved konferencer?

Det køkken, der leverer maden, har ansvaret for, at den overholder Fødevarestyrelsens regler. Køkkenet skal have egenkontrol og en smiley-rapport, som I kan slå op. Siden juli 2025 skal varmebehandlet, spiseklar mad, der holdes varm, ifølge Fødevarestyrelsen holde mindst 56 °C. Før var kravet 65 °C. Kold mad skal stå på køl, indtil den serveres.

For jer som arrangør handler det især om logistik. Aftal et leveringstidspunkt tæt på serveringen, sørg for køleplads til de kolde retter, og lad ikke buffeten stå fremme hele eftermiddagen. Går der tid mellem levering og frokost, så spørg køkkenet, hvordan maden holdes ved den rette temperatur.

Hvor meget mad skal I bestille?

Bestil efter det endelige antal tilmeldte, og meld afbud til køkkenet så sent, som aftalen tillader. Stop Spild Af Mads opgørelse "Madspild i tal" bygger på tal fra Miljøstyrelsen. Ifølge den smider vi i Danmark cirka 880.000 ton mad ud om året, som kunne være spist, og omkring 42.000 ton af det kommer fra servicesektoren. Konferencer med buffet og usikre deltagertal er en oplagt kilde til overskud.

• Brug tilmeldingsfristen: Sæt den, så den passer med køkkenets frist for det endelige antal.
• Regn med frafald: Ved eksterne konferencer udebliver der ofte nogle af de tilmeldte. Spørg køkkenet, hvad de har af erfaring.
• Aftal, hvad der sker med rester: Kan deltagerne tage mad med, eller kan overskuddet køles ned og bruges dagen efter?

Skal deltagerne beskattes af konferencemaden?

Mad og drikke, der serveres som en naturlig del af et arbejdsmæssigt møde eller en konference, beskattes normalt ikke hos medarbejderne. Det kan ændre sig, hvis mødeforplejningen i praksis erstatter den daglige frokost for de samme medarbejdere. Så nærmer ordningen sig en kantineordning. Her bliver medarbejderne efter Skattestyrelsens vejledende satser for 2026 ikke beskattet, hvis de selv betaler mindst 15 kr. per standardmåltid uden drikkevarer eller 20 kr. med drikkevarer.

Reglerne afhænger af den konkrete situation. Tjek derfor altid Skattestyrelsens vejledning om personalegoder, eller spørg jeres revisor, før I lægger en fast praksis.

Hvad skal I spørge køkkenet om, før I bestiller?

Før I bestiller forplejning til en konference, bør I afklare pris, frister, allergener og logistik med køkkenet. Mange køkkener vil have bestillingen nogle hverdage i forvejen, og større arrangementer kræver længere varsel. Med disse spørgsmål kan I sammenligne tilbuddene:

1. Hvad er inkluderet i prisen per deltager, og hvad koster levering, service og afhentning?
2. Hvornår skal det endelige antal være meldt ind, og hvad koster afbud efter fristen?
3. Hvordan mærkes allergener, og kan specialkost leveres særskilt?
4. Hvordan leveres maden, og hvem sørger for opstilling, service og oprydning?
5. Hvilken smiley har køkkenet, og bruger det økologiske råvarer?

Hvornår giver en fast aftale mere mening?

En fast aftale giver mening, når I holder heldagsmøder eller interne konferencer flere gange om måneden og også har brug for frokost til medarbejderne i hverdagen. Så kan én leverandør dække både den daglige frokost og mødeforplejningen. Det rigtige valg afhænger af jeres størrelse, budget og hvor ofte I mødes.

Comunchi matcher virksomheder med køkkener i blandt andet Aarhus, København, Aalborg, Trekantsområdet, Silkeborg og Herning. Overvejer I en samlet løsning, kan I læse om en frokostordning til virksomheder eller se køkkenerne på platformen. En frokostordning gennem Comunchi har ingen binding, og I kan starte med en gratis prøvefrokost efter et kort møde.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster mad til en konference per person?

Når maden leveres til jeres eget lokale, ligger prisen i 2026 ofte på 150-300 kr. per deltager for en hel dag med morgenbrød, frokost, eftermiddagssnack og drikkevarer. Det er et vejledende markedsniveau. Køkkenerne sætter selv prisen, og den afhænger af serveringsform, råvarer og antal serveringer.

Hvor mange serveringer skal der være til et heldagsmøde?

Et heldagsmøde fra morgen til eftermiddag har typisk 4-5 serveringer: morgenbrød ved ankomst, en let formiddagspause, frokost, en eftermiddagssnack og fast adgang til vand, kaffe og te. Til mindre møder kan formiddags- og eftermiddagspausen ofte nøjes med kaffe og frugt.

Er buffet eller portionsanrettet bedst til en konference?

Buffet giver variation og passer til de fleste konferencer, når der er plads og tid nok i pausen. Portionsanrettet mad er hurtigere at dele ud og nemmere at allergenmærke, og mængderne er lettere at styre. Valget afhænger af deltagerantal, pausens længde og lokalet.

Hvordan sikrer vi, at der er mad til deltagere med allergier?

Spørg til allergier og specialkost i tilmeldingen, og send listen til køkkenet sammen med det endelige antal. Bed om skiltning af de 14 allergener, som Fødevarestyrelsen kræver oplyst. Ved alvorlige allergier bør specialkosten leveres særskilt og mærkes med navn.

Skal medarbejdere betale skat af mad ved konferencer?

Mad, der serveres som en naturlig del af et arbejdsmæssigt møde eller en konference, beskattes normalt ikke. Erstatter mødeforplejningen den daglige frokost, kan reglerne for kantineordninger gælde. Skattestyrelsens vejledende egenbetaling for 2026 er 15 kr. per måltid eller 20 kr. med drikkevarer. Spørg jeres revisor ved tvivl.

Kilder

• Fødevarestyrelsens hygiejnevejledning om varmebehandling og varmholdelse (ændret juli 2025)
• Fødevarestyrelsen om allergener, egenkontrol og smiley-ordningen
• De Officielle Kostråd på Altomkost.dk (2021)
• Skattestyrelsens juridiske vejledning om kantineordninger (satser for 2026)
• Madspild i tal fra Stop Spild Af Mad, baseret på Miljøstyrelsens opgørelse
• Concitos Den store klimadatabase (løbende opdateret)