Hvad koster mødeforplejning? Priser pr. person i 2026

Mødeforplejning koster typisk 25-350 kr. pr. person ekskl. moms, afhængigt af hvilke måltider mødet skal have. Kaffe, vand og lidt sødt ligger i den lave ende, sandwich og frokostbuffet i midten, mens fuld heldagsforplejning med morgenmad, frokost og eftermiddagssnack ligger i den høje ende. Spændene i denne artikel er vejledende niveauer, ikke tilbud - det enkelte køkken fastsætter selv sin pris.

Kort fortalt

• Prisen følger måltidet, ikke mødet: kaffe og kage ligger typisk på 25-50 kr. pr. person, heldagsforplejning på 185-350 kr.
• Antallet af deltagere flytter meget: faste leveringsgebyrer og minimumsordrer gør små møder dyre pr. person.
• Momsen kan ofte trækkes fuldt fra, når mødet holdes i virksomhedens egne lokaler - se reglerne hos SKAT.
• Kort varsel og specialkost er de to poster, der oftest får regningen til at stige.
• Comunchi tager sig betalt af køkkenerne, så rådgivningen og matchet er gratis for jer.

Hvad koster mødeforplejning pr. person?

Mødeforplejning prissættes pr. person og pr. måltid - ikke pr. møde. Vejledende ligger niveauet for mad leveret til virksomhedens egen adresse på cirka 25-350 kr. pr. person ekskl. moms. Spændet dækker alt fra en kande kaffe med frugt til fuld forplejning fra morgen til sen eftermiddag.

Vejledende prisniveauer for mødeforplejning leveret til kontoret, pr. person ekskl. moms. Tallene er redaktionelle skøn over almindelige markedsniveauer og bygger ikke på en offentliggjort prisundersøgelse - det enkelte køkken fastsætter selv sin pris.

Et prisark fra sidste år er sjældent retvisende i dag. Danmarks Statistik opgjorde den samlede inflation til 2,0 pct. år til år i august 2026 mod 1,7 pct. i juli. Hovedgruppen restauranter og hoteller bidrog mest til stigningen, men det skyldtes især sommerhusudlejning - tallet kan altså ikke aflæses som en tilsvarende stigning på mødemad. Bed derfor altid om et opdateret tilbud frem for at regne videre på gamle tal.

Hvad får I for pengene i hvert prisniveau?

Forskellen mellem 70 kr. og 140 kr. pr. person handler sjældent om mængden - den handler om råvarer, tilberedning og håndarbejde. Jo flere komponenter og jo mere friskt tilberedt maden er, jo højere pris. Her er hvad de tre typiske niveauer dækker.

• Basisniveau (25-85 kr.): drikkevarer, brød, pålæg, frugt og kage. Leveres koldt og kræver ingen opvarmning eller anretning på stedet.
• Mellemniveau (85-165 kr.): sandwich, salatbar, én varm ret eller en mindre buffet. Her begynder friske grøntsager, hjemmelavede dressinger og flere valgmuligheder at fylde i prisen.
• Højt niveau (165-350 kr.): flere retter, høj økologiprocent, anretning på fade, evt. servering og afrydning. Det er her personaletimer for alvor lægges oven i råvareprisen.

Uanset niveau skal allergenoplysninger følge med. Fødevarestyrelsen kræver, at der kan oplyses om de 14 deklarationspligtige allergener, og for ikke-færdigpakket mad som en buffet må oplysningen gives mundtligt - men kun hvis det tydeligt fremgår af skiltning, at oplysningerne kan fås hos personalet. Bed køkkenet levere allergenoversigten skriftligt, så I ikke selv står med ansvaret på mødedagen.

Hvorfor svinger priserne så meget?

Det samme måltid kan koste 90 kr. hos ét køkken og 150 kr. hos et andet. Forskellen ligger sjældent i selve maden, men i seks faktorer, der tilsammen afgør prisen. Kender I dem, kan I ofte flytte budgettet uden at gå på kompromis med kvaliteten.

• Antal deltagere: mange køkkener har en minimumsordre. Ligger jeres antal under den, betaler I for minimumsantallet - ikke for de personer, der rent faktisk kommer.
• Varsel: bestilling samme dag eller dagen før udløser ofte et hastetillæg. Spørg, hvor langt varsel der skal til for at få standardprisen.
• Økologiniveau: Det Økologiske Spisemærke findes i bronze (30-60 pct. økologi), sølv (60-90 pct.) og guld (90-100 pct.) ifølge Fødevarestyrelsen, der uddeler og kontrollerer mærket. Hvert spring opad koster typisk noget på råvareprisen.
• Specialkost: vegansk, glutenfri eller halal bestilles ofte som separate portioner og prissættes højere end standardkuverten.
• Servering og oprydning: skal en medarbejder fra køkkenet være til stede, betaler I for timer oven i maden.
• Geografi og levering: adresser uden for køkkenets faste ruter får som regel et leveringsgebyr. I større byer som Aarhus og København er ruterne tættere, og gebyret derfor typisk lavere.

Hvad koster et heldagsmøde for 12 personer?

Et heldagsmøde på egen adresse for 12 deltagere med morgenmad, frokost, eftermiddagssnack og drikkevarer hele dagen lander vejledende på omkring 280 kr. pr. person ekskl. moms - cirka 3.360 kr. i alt, svarende til 4.200 kr. med moms. Regnestykket nedenfor bruger midten af de vejledende spænd for hver post og et samlet leveringsgebyr på 300 kr. fordelt på deltagerne.

Regneeksempel: heldagsmøde for 12 personer på egen adresse, alle beløb ekskl. moms. Eksemplet er en redaktionel beregning på vejledende niveauer, ikke et konkret tilbud.

Pointen i regnestykket er leveringsgebyret: de 300 kr. koster 25 kr. pr. person ved 12 deltagere, men kun 12 kr. pr. person ved 25 deltagere. Skal I holde flere møder samme dag, er det derfor næsten altid billigere at samle dem på én levering.

Er mødeforplejning dyrere end en fast frokostordning?

Ja - pr. person og pr. dag er mødeforplejning som regel markant dyrere end en fast frokostordning. Forskellen er ikke maden, men forudsigeligheden: en fast aftale giver køkkenet faste mængder, faste ruter og stabil planlægning, mens enkeltstående mødelevering prissættes som en engangsordre med sin egen indkøbs- og køreomkostning.

Har I møder flere gange om ugen, kan det derfor betale sig at lægge mødeforplejningen ind under en løbende aftale i stedet for at bestille ad hoc. En fast frokostordning til virksomheder afregnes pr. medarbejder pr. dag, og flere køkkener tilbyder mødemad som tilkøb til en lavere pris, når grundaftalen først er på plads. Skal maden være let at skalere op og ned, er Cloud Kantine og portionsanrettet frokost to modeller, der håndterer svingende deltagerantal bedre end en klassisk buffet.

Vær opmærksom på, at de to ting også behandles forskelligt skattemæssigt. SKAT skelner mellem mad, der serveres i virksomhedens interesse under et møde, og fast fri kost eller kantineordning, som er et personalegode for medarbejderen.

Hvilke gebyrer overser virksomheder oftest?

Leveringsgebyr, minimumsantal og afbestillingsfrist er de tre poster, der oftest får budgettet til at skride - kuvertprisen er sjældent slutprisen. De står typisk med småt i tilbuddet eller slet ikke. Gennemgå dem, før I skriver under, især hvis I sammenligner tilbud fra flere køkkener på den samme opgave.

• Leveringsgebyr: et fast gebyr pr. levering er almindeligt uden for køkkenets faste ruter. Spørg, hvor stort det er, og om det bortfalder over et bestemt ordrebeløb.
• Minimumsantal: bestiller I til færre kuverter end køkkenets minimum, betaler I for minimumsantallet.
• Afbestillingsfrist: mange køkkener lukker for ændringer et fast antal timer før levering. Aflyste deltagere efter fristen betales fuldt ud - få den præcise frist skrevet ind i aftalen.
• Aften-, weekend- og helligdagstillæg: lægges oven i kuvertprisen, ikke i stedet for.
• Service og udstyr: engangsservice er ofte inkluderet, mens porcelæn, fade og afhentning koster ekstra.
• Overbestilling: den dyreste post af alle, fordi maden både betales og smides ud. Stop Spild Af Mad opgør, at institutioner og storkøkkener står for omkring 31.000 tons madspild om året i Danmark.

Kan I trække moms og udgift fra?

I de fleste tilfælde ja, og det ændrer den reelle pris markant. SKAT giver fuldt momsfradrag for bespisning af ansatte og forretningsforbindelser under møder i virksomhedens egne lokaler, når serveringen har et strengt erhvervsmæssigt formål. Praksis blev fastlagt med styresignalerne SKM2010.622.SKAT og SKM2011.829.SKAT.

Holdes mødet derimod ude i byen, er der kun fradrag for 25 pct. af momsen på restaurationsydelser. Et heldagsmøde til 280 kr. pr. person koster jer altså reelt mindre, når det ligger på egen adresse end på restaurant. For medarbejdernes side gælder, at arbejdsrelaterede personalegoder først beskattes, når den samlede værdi overstiger bagatelgrænsen på 7.600 kr. i 2026 mod 7.300 kr. i 2025, jf. SKATs regler om personalegoder.

Hvordan får I en præcis pris?

Bed køkkenerne prissætte præcis den samme opgave - samme antal, samme tidspunkt, samme adresse - og få alle tillæg med i tilbuddet. En pris pr. person siger nemlig kun noget, hvis I sammenligner det samme. Disse seks spørgsmål afdækker, hvad prisen reelt dækker hos hver enkelt leverandør.

1. Hvad koster kuverten ekskl. moms, og hvad er præcist inkluderet?
2. Er der minimumsantal, leveringsgebyr eller tillæg for aften og weekend?
3. Hvor sent kan vi ændre antal deltagere uden at betale?
4. Hvad koster specialkost, og leveres allergenoversigten skriftligt?
5. Hvilket niveau har køkkenet på Det Økologiske Spisemærke - hvis noget?
6. Hvad står der i køkkenets seneste kontrolrapport fra Fødevarestyrelsen?

Comunchi er en uafhængig platform, ikke et køkken. Vi matcher jer med det rigtige blandt 15+ kvalitetssikrede leverandører, og fordi køkkenerne betaler for at være på platformen, er rådgivningen gratis for jer. Der er ingen binding, en gratis prøvefrokost og en fast frokostrådgiver, der følger op efter seks måneder. Se oversigten over køkkener på platformen, eller tal med en frokostrådgiver om, hvad jeres møder konkret vil koste.

Det rigtige valg afhænger af virksomhedens størrelse, budget og mødemønster. Holder I få, store møder, er ad hoc-levering ofte billigst. Holder I mange, små møder, tjener en løbende aftale sig typisk hjem på leveringsgebyrer og varsel alene.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad koster mødeforplejning pr. person?

Vejledende 25-350 kr. pr. person ekskl. moms afhængigt af måltidet. Kaffe, vand og kage ligger på 25-50 kr., sandwich på 65-110 kr., frokostbuffet på 95-165 kr., og fuld heldagsforplejning med morgenmad, frokost og eftermiddagssnack på 185-350 kr. Det enkelte køkken fastsætter selv prisen.

Hvad koster forplejning til et heldagsmøde for 12 personer?

Et heldagsmøde på egen adresse for 12 deltagere med morgenmad, frokostbuffet, eftermiddagssnack og drikkevarer lander vejledende omkring 280 kr. pr. person ekskl. moms, svarende til cirka 3.360 kr. i alt plus moms. Leveringsgebyret fylder mindre pr. person, jo flere deltagere I er.

Kan vi trække momsen fra på mødeforplejning?

SKAT giver fuldt momsfradrag for bespisning af ansatte og forretningsforbindelser under møder i virksomhedens egne lokaler, når formålet er strengt erhvervsmæssigt. Holdes mødet på restaurant, er fradraget kun 25 pct. af momsen. Tal med jeres revisor om den konkrete situation.

Hvor lang tid i forvejen skal mødeforplejning bestilles?

Et par arbejdsdages varsel er som regel nok til at undgå hastetillæg, men fristen varierer fra køkken til køkken. Mange lukker for ændringer i antal deltagere et fast antal timer før levering, så afbud efter fristen betales fuldt ud. Spørg altid ind til afbestillingsfristen, før I skriver under.

Er mødeforplejning dyrere end en fast frokostordning?

Ja, pr. person og pr. dag er mødeforplejning som regel markant dyrere end en fast frokostordning, fordi engangsordrer kræver særskilt planlægning og levering. Holder I møder flere gange om ugen, kan mødemad ofte tilkøbes billigere under en løbende aftale med et fast køkken.

Kilder

• SKAT - Momsfradrag for forplejning og hotel (tilgået september 2026)
• SKAT - Skat af personalegoder, bagatelgrænser 2026
• Fødevarestyrelsen - Oplysning om allergener, de 14 deklarationspligtige allergener (tilgået september 2026)
• Fødevarestyrelsen - Det Økologiske Spisemærke (tilgået september 2026)
• Økologisk Landsforening - Spisemærket, guld, sølv og bronze (tilgået september 2026)
• Danmarks Statistik - Forbruger- og nettoprisindeks, august 2026
• Stop Spild Af Mad - Madspild i tal, baseret på Miljøstyrelsens opgørelser