Mad til møder: pris, mængder og bestilling

Mad til møder er forplejning, som et køkken leverer direkte til jeres eget mødelokale: morgenbrød, sandwich, frokostbuffet, kagebord eller varm mad til et aftalt antal deltagere. Det afregnes per person, bestilles typisk et par hverdage før, og mængden afhænger af mødets længde og tidspunkt. Prisen afhænger af køkken, deltagerantal og hvor omfattende serveringen er.

Kort fortalt

• Pris: vejledende 25-400 kr. per deltager, alt efter om det er kaffe og frugt eller et heldagsmøde med tre serveringer. Indhent altid konkret pris hos køkkenet.
• Varsel: de fleste køkkener vil have bestillingen 2-5 hverdage før mødet - større arrangementer kræver mere.
• Serveringsform: buffet giver variation, portionsanrettet giver ro i tidsplanen, sandwich giver mindst besvær.
• Allergier: Fødevarestyrelsen kræver, at leverandøren kan oplyse om de 14 deklarationspligtige allergener.
• Skat: servering af hensyn til arbejdet er normalt en driftsudgift, ikke et personalegode - se reglerne hos SKAT.

Hvad dækker mødeforplejning over?

Mødeforplejning er mad og drikke, der bestilles til et konkret møde i stedet for at indgå i den daglige frokost. Det spænder fra kaffe og frugt til fuld frokostbuffet eller varm anretning. Leverandøren er underlagt fødevarelovgivningen og skal ifølge Fødevarestyrelsen kunne oplyse om de 14 deklarationspligtige allergener i maden.

I praksis dækker begrebet fire situationer: det korte interne møde, frokostmødet, heldagsmødet eller workshoppen, og det eksterne møde med kunder eller bestyrelse. De fire situationer har vidt forskellige krav til pris, mængde og præsentation - og det er derfor, en fast pakke sjældent passer til dem alle. Se, hvad der indgår i forplejning til møder, når det bestilles gennem en platform.

Hvad koster mad til møder?

Prisen for mad til møder ligger typisk mellem 25 kr. og 400 kr. per deltager afhængigt af, hvor meget der serveres. Et kaffe- og frugtbord ligger i den lave ende, mens et heldagsmøde med morgenbrød, frokost og eftermiddagsservering ligger i den høje. Deltagerantal og leveringsområde påvirker også prisen.

Vejledende prisniveauer for mødeforplejning per deltager (eks. moms). Tallene er redaktionelle erfaringsskøn, ikke indhentede tilbud, og varierer med køkken, antal deltagere og område - brug dem til budgettering, og bed altid om et konkret tilbud.

Regneeksempel bygget på tabellens niveauer: et heldagsmøde for 12 deltagere med morgenbrød til 65 kr. (midt i 45-90 kr.), frokostbuffet til 130 kr. (midt i 90-180 kr.) og en enkel eftermiddagsservering til 35 kr. (lav ende af 25-60 kr.) giver 780 kr. + 1.560 kr. + 420 kr. = 2.760 kr. eks. moms, altså 230 kr. per deltager. Skal I holde budgettet under 200 kr. per deltager, er det typisk eftermiddagsserveringen eller buffetens lune ret, der ryger først.

Hvor meget mad skal I bestille per person?

Brug disse tommelfingerregler som udgangspunkt til et frokostmøde: én sandwich eller 2-3 stykker smørrebrød per deltager, ét stykke kage per person til eftermiddagen, 2-3 kopper kaffe hen over en formiddag og cirka en halv liter vand per deltager per halve dag. Juster derefter efter, hvad I plejer at have tilovers.

Bestil altid til antallet af tilmeldte, ikke til antallet af inviterede - forskellen er den hyppigste kilde til både overforbrug og madspild ved interne møder. Vil I have grønt og fuldkorn med i serveringen, tager De Officielle Kostråd på Altomkost.dk udgangspunkt i flere grøntsager, mere fuldkorn og mindre mættet fedt, hvilket de fleste køkkener nemt kan tage højde for i sammensætningen.

Buffet, portionsanrettet eller sandwich?

Vælg buffet til møder fra cirka 10 deltagere med en reel pause, portionsanrettet til stramme programmer og eksterne gæster, og sandwich eller bokse til korte frokostmøder. Det, der afgør valget, er plads i mødelokalet, tid i programmet og risikoen for rester. Spild er en reel post: Stop Spild Af Mad opgør madspildet i institutioner og storkøkkener til omkring 31.000 tons om året i Danmark.

Buffet, portionsanrettet og sandwich til møder - forskelle i praksis

Har I ofte møder med gæster udefra, er portionsanrettet servering som regel den løsning, der kræver mindst koordinering på selve dagen.

Hvordan bestiller I mødeforplejning?

Bestilling af mødeforplejning følger fire trin: fastlæg deltagerantal og tidspunkt, vælg serveringsform, meld allergier og specialkost ind, og bekræft leveringstidspunkt og adgangsforhold. De fleste køkkener vil have bestillingen 2-5 hverdage før mødet, og større arrangementer kræver længere varsel.

1. Antal og tidspunkt: oplys både mødets start og det ønskede serveringstidspunkt. Maden skal typisk stå klar 15-30 minutter før, deltagerne skal spise.
2. Serveringsform: vælg buffet, portionsanrettet eller sandwich ud fra plads og program.
3. Allergier og specialkost: antal og type, ikke navne. Vegetarisk, glutenfri og laktosefri er de hyppigste. Køkkenet skal under alle omstændigheder kunne oplyse om de 14 deklarationspligtige allergener, som Fødevarestyrelsen stiller krav om.
4. Levering: adresse, etage, elevator, hvem der modtager, og om tomt service skal hentes igen.

Holder I møder flere gange om ugen, sparer en fast aftale med ét køkken både tid og fejl, fordi leveringsforhold og faste præferencer allerede er kendt. Comunchi matcher jer gratis med et køkken blandt de kvalitetssikrede køkkener på platformen, og der er ingen binding, hvis behovet ændrer sig.

Hvad betyder mødeforplejning ud af huset?

Mødeforplejning ud af huset betyder, at et eksternt køkken tilbereder maden og leverer den klar til servering i jeres eget mødelokale. Leveringen omfatter typisk anretning på fade eller i bokse, engangsservice eller porcelæn og i nogle tilfælde afhentning af tomt service. Fødevarestyrelsen stiller krav til, at maden holdes ved korrekt temperatur under transport.

Det praktiske, I bør afklare på forhånd:

• Minimumsantal: mange køkkener leverer først fra et bestemt antal kuverter. Spørg, før I planlægger et møde for fire.
• Leveringsvindue: et fast tidspunkt eller et interval på for eksempel 30 minutter.
• Service og oprydning: om fade, kander og tomt service hentes samme dag eller dagen efter.
• Leveringsgebyr: om det er inkluderet, eller om det lægges oveni per levering.
• Dækningsområde: Comunchi dækker blandt andet frokostordning i Aarhus, forplejning i København, køkkener i Aalborg, Trekantsområdet, Silkeborg og Herning med omegn.

Hvordan håndterer I allergier og specialkost?

Meld allergier og specialkost ind ved bestillingen, ikke på mødedagen. Fødevarestyrelsen kræver, at steder, der sælger ikke-færdigpakket mad - herunder catering og kantiner - kan oplyse om de 14 deklarationspligtige allergener enten skriftligt eller mundtligt. Resultatet af den seneste fødevarekontrol offentliggøres i Fødevarestyrelsens smiley-database på findsmiley.dk.

Bed om allergenoplysninger på skrift til møder med eksterne deltagere, hvor I ikke kender kosthensynene på forhånd. Ved en buffet er den mest robuste løsning tydelig skiltning ved hver ret plus én separat anretning til deltagere med allergi, så krydskontaminering ved fadene undgås.

Skal medarbejderne beskattes af mad til møder?

Mad og drikke ved arbejdsmøder behandles normalt som en driftsudgift for virksomheden og ikke som et skattepligtigt personalegode, når serveringen sker af hensyn til arbejdet. SKAT oplyser, at arbejdsrelaterede personalegoder er skattefrie op til en bagatelgrænse på 7.600 kr. i 2026 mod 7.300 kr. i 2025. Overskrides grænsen, beskattes hele beløbet, ikke kun det overskydende.

Grænsen bliver relevant, når serveringen skifter karakter fra arbejdsmøde til fejring eller social begivenhed, og fri kost følger sine egne regler uanset bagatelgrænsen. Reglerne for kantineordninger og egenbetaling er et selvstændigt område - tjek dem hos SKAT eller jeres revisor, før I lægger en fast praksis.

Hvad skal I spørge køkkenet om?

Fem spørgsmål afgør oftest, om en aftale om mødeforplejning holder i hverdagen: bindingsperiode, minimumsantal, afbestillingsfrist, leveringsgebyr og hvem I ringer til, når noget mangler. Bed om et samlet pristilbud per deltager inklusive levering, så I kan sammenligne køkkener på det tal, I faktisk betaler.

• Binding: hvor lang er opsigelsen, og kan I prøve løsningen af, før I binder jer?
• Skjulte gebyrer: levering, engangsservice, weekendtillæg og gebyr for sen ændring.
• Økologi: Det Økologiske Spisemærke fra Fødevarestyrelsen findes i bronze for 30-60 procent økologi, sølv for 60-90 procent og guld for 90-100 procent. Spørg, hvilket niveau køkkenet har.
• Fleksibilitet: hvor sent kan I ændre deltagerantallet uden at betale for de oprindelige kuverter?
• Kontakt: én fast kontaktperson slår et fælles supportnummer, når leveringen er forsinket ti minutter inde i et møde.

Hvornår giver en fast aftale bedre mening end enkeltbestillinger?

Holder I mødeforplejning på mere end cirka to leveringer om ugen, bliver enkeltbestillinger hurtigt en administrativ opgave med skiftende priser og frister. En fast aftale samler mødemad og daglig frokost hos ét køkken, og prisen per deltager bliver typisk mere forudsigelig, fordi mængderne er kendte. Med niveauet for en frokostbuffet på 90-180 kr. per deltager løber to ugentlige leveringer til ti deltagere op i cirka 1.800-3.600 kr. om ugen - et beløb, det sjældent kan betale sig at forhandle enkeltvis hver gang.

Mange virksomheder løser det ved at koble mødeforplejningen på en frokostordning til virksomheden eller en fleksibel Cloud Kantine, hvor mødemad bestilles som tilkøb. Det rigtige valg afhænger af jeres størrelse, budget og mødefrekvens - og Comunchis frokostrådgivere hjælper gratis med at finde matchet. Tag fat i en rådgiver, hvis I vil have et konkret bud på jeres mødeprofil.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid før skal man bestille mad til møder?

De fleste køkkener vil have bestillingen 2-5 hverdage før mødet. Kaffe, frugt og sandwich kan ofte klares med 1-2 hverdages varsel, mens et heldagsmøde eller en varm anretning til et bestyrelsesmøde typisk kræver 5-10 hverdage. Aftal samtidig, hvor sent I må ændre deltagerantallet uden at betale for de oprindeligt bestilte kuverter.

Hvad koster forplejning til et møde per person?

Vejledende niveauer ligger på 25-60 kr. per person for kaffe og frugt, 60-120 kr. for et sandwichfrokostmøde, 90-180 kr. for en frokostbuffet og 150-300 kr. for et heldagsmøde med tre serveringer. Prisen afhænger af køkken, deltagerantal og leveringsområde, og levering kan være et selvstændigt gebyr. Bed altid om et samlet tilbud.

Kan man få mødeforplejning ud af huset til få deltagere?

Ja, men mange køkkener har et minimumsantal kuverter per levering, og nogle lægger et leveringsgebyr oveni ved små ordrer. Spørg om både minimumsantal og gebyr, før I planlægger et møde for en håndfuld deltagere. Til meget små møder er sandwich eller bokse ofte billigere end en buffet.

Skal medarbejdere beskattes af mad til møder?

Servering ved arbejdsmøder behandles normalt som en driftsudgift for virksomheden og ikke som et skattepligtigt personalegode. SKAT oplyser, at arbejdsrelaterede personalegoder er skattefrie op til en bagatelgrænse på 7.600 kr. i 2026 mod 7.300 kr. i 2025. Fri kost følger egne regler - tjek altid reglerne hos SKAT eller jeres revisor.

Hvordan håndterer man allergier til et møde?

Meld antal og type specialkost ind ved bestillingen, ikke på mødedagen. Fødevarestyrelsen kræver, at catering og kantiner kan oplyse om de 14 deklarationspligtige allergener skriftligt eller mundtligt. Ved buffet er tydelig skiltning ved hver ret plus en separat anretning til deltagere med allergi den mest sikre løsning.

Kilder

• Fødevarestyrelsen: Generelle mærkningskrav og de 14 deklarationspligtige allergener (tilgået september 2026)
• Fødevarestyrelsen: Det Økologiske Spisemærke - bronze, sølv og guld (tilgået september 2026)
• Fødevarestyrelsen: Find Smiley, offentliggjorte kontrolrapporter (tilgået september 2026)
• SKAT: Skat af personalegoder - bagatelgrænse 7.600 kr. i 2026 og 7.300 kr. i 2025 (tilgået september 2026)
• Stop Spild Af Mad: Madspild i tal - institutioner og storkøkkener (tilgået september 2026)
• Altomkost.dk: De Officielle Kostråd (tilgået september 2026)